Si de obtener y legalizar en Cuba documentos académicos para uso en el exterior se trata… 

Uno de los servicios jurídicos más demandados por la población en la actualidad es la legalización de documentos para surtir efectos en el exterior y en el propio territorio nacional. En este contexto, Cuba realiza acciones para agilizar esos trámites.

Muestra de ello es la adopción del Acuerdo 10035/2024 que hizo posible que el Ministerio de Justicia (Minjus) asumiera a partir de febrero de 2025 la legalización de documentos cubanos para surtir efectos en el extranjero, un proceso que antes correspondía al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Entre los documentos a legalizar, prevalecen los diplomas y certificados académicos, en lo que trabajan, además, el Ministerio de Educación Superior (MES) y sus instituciones, hace varios años. 

Exigencias de los nuevos tiempos, pero con una legislación antigua…

Por Acuerdo No.7538 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, el 4 de marzo de 2014 se aprobó el procedimiento para la solicitud, obtención, certificación y legalización de documentos docentes para surtir efectos en el exterior.

De la aprobación hasta la fecha han trascurrido más de diez años. Sobre todo en el último lustro, al procedimiento que tenía como objetivo establecer los requerimientos y términos para esos trámites, específicamente de los documentos docentes, le han surgido múltiples retos como, por ejemplo, “el incremento excesivo en las solicitudes”.

El 2019 año que marcó un antes y un después, por el elevado aumento de solicitudes, y posterior a la pandemia de la COVID-19 han continuado elevándose sin precedentes, a partir del movimiento migratorio cubano y la puesta en vigor por el gobierno de España de la Ley de Memoria Democrática. Así lo confirmaron autoridades del Ministerio de Educación Superior en conferencia de prensa efectuada a finales de julio de 2025.    

Como resultado de lo anteriormente expuesto, el periodo aprobado en su momento de 45 días hábiles para dar respuesta, a partir de que se recibe la solicitud en la institución docente, no se está cumpliendo.

Para revertir esa situación se creó un Grupo Temporal de Trabajo presidido por el Minjus e integrado por representantes de todos los organismos que intervienen en estos procesos; se elaboró un documento de Política con medidas que hagan más viables los trámites; y se trabaja en una actualización de la norma jurídica vigente desde 2014.

Las solicitudes concernientes a documentos docentes incluyen, por ejemplo, certificaciones de notas, planes temáticos, certificaciones de otra naturaleza y de las que están autorizadas a expedirse en correspondencia con la legislación del MES.

El Ministerio de Educación Superior cuenta con 22 universidades y tres Entidades de Ciencia, Tecnología e Innovación, pero no es el único organismo con centros docentes. En tanto, el procedimiento en cuestión abarca a todos los organismos que tienen instituciones docentes adscritas.

¿Cómo las instituciones adscritas al MES desarrollan estos procesos?

Los trámites inician con el contrato de servicios jurídicos que los clientes o sus representantes, realizan en las entidades de servicios jurídicos autorizadas a tales efectos.

Cada solicitud es diferente, teniendo en cuenta factores como el lugar de contratación (transportación valija), el centro donde se graduó la persona que hace la solicitud, y el tipo de documento a obtener y/o legalizar.

Cuando la solicitud llega a la universidad que corresponda empieza a decursar el término de 45 días hábiles. En estos procesos intervienen varias estructuras, dígase archivos centrales, secretarías docentes de las facultades y secretaría general de la universidad; los que deben buscar los expedientes de los egresados, elaborar la documentación, y la certificar o reconocer la firma de la documentación expedida en los casos que corresponda, en ese orden.

Si el tráfico de la solicitud no es el mismo en todos los casos, tampoco es igual el flujo de la documentación a lo interno de las instituciones de la Educación Superior (IES).

Los factores que inciden en las demoras tienen como denominador común la escasez de los recursos humanos que laboran en los archivos y secretarías docentes; dificultades en la adquisición de insumos o recursos como papel para dar cumplimiento a tan elevada demanda; cortes de electricidad en determinados momentos del horario laboral; y afectación de la movilidad.

Sobre este último factor, precisaron las autoridades del MES que no siempre está disponible el transporte necesario para la conexión entre las estructuras que intervienen a lo interno de las universidades. Por ejemplo, en la mayoría de las provincias, dichas estructuras se encuentran en lugares geográficamente distantes: las facultades y archivos no se encuentran en la misma sede central, en muchos casos.

En pleno ejercicio de la autocrítica, las IES reconocen al propio tiempo que los contratos no se reciben (en la mayoría de los casos) inmediatamente de que el cliente lo suscriba en la instancia correspondiente; en ocasiones se recogen tarde los servicios en las instituciones, una vez se reportan por los archivos o secretarías que están listos los documentos; y cuando se recogen y trasladan los documentos al bufete correspondiente son localizados los clientes para su revisión, lo que a veces demora, y si existiera algún error y se detecta durante la revisión la documentación, vuelve a iniciar todo el proceso.

Por otra parte, la confección de la documentación demora cuando los planes temáticos son sobre carreras muy antiguas que ya no existen o de carreras que impartían otras instituciones que fueron fusionadas con centros del MES, tras el proceso de integración de las universidades. Además, en ocasiones no están en los archivos los expedientes de las personas que hacen la solicitud. 

En el Departamento Jurídico del MES

De lunes a viernes, entre las 8:00 de la mañana y las 12:00 del mediodía, el Departamento Jurídico del MES realiza los trámites de legalización, en presencia de los tramitadores de las entidades de servicios jurídicos, lo que refuerza las medidas de control interno y de seguridad y transparencia en el servicio.

El Acuerdo dispone un término de 5 días hábiles para los organismos, pero en este caso no se aplica ese término. “Los trámites siempre son expeditos, en ningún caso se quedan solicitudes pendientes en la oficina, a menos que se presuma falsedad de los documentos en cuyo caso se retienen para realizar el consecuente proceso de verificación con las instancias correspondientes”, informan representantes de dicho Departamento.

“Se tiene establecido para la Consultoría Jurídica Internacional y Bufete de Servicios Especializados un total de 100 documentos diarios procesados al instante. Al resto de las entidades, como Transconsul, Lex, Conabi, Claim, Servicios Legales, Bufete Internacional y otros, hasta 50 documentos diarios para cada uno de ellos procesados al instante”, agregan. 

También precisaron que se devuelven solicitudes de legalización, es decir, no se aceptan, cuando no se presentan los contratos suscritos; existen contratos que no tienen las firmas de las autoridades correspondientes; los contratos son ilegibles; los contratos no tienen nombre del beneficiario, quien realizó el contrato no es el titular del documento a legalizar; los documentos que llegan a la oficina sin cumplir con el paso previo de reconocimiento de firma en los casos que se requiera, por ejemplo, en la certificación de notas cuando es aportada por el cliente.

En medio de algunos resultados alentadores y varias complejidades, como las antes descritas, directivos del MES insisten en que “la voluntad de nuestros centros es cumplir con la realización de estos servicios, y así ha sucedido en todo este período, buscando estrategias que posibiliten cumplir con estos trámites independientemente de los tantos procesos que se desarrollan en nuestras instituciones. Conscientes de que los clientes merecen información veraz y oportuna sobre los trámites como derecho que les asiste”.